Descripción
Esta guía para la
gestión de documentos electrónicos enseña a gestionar la documentación digital paso a paso en cada una de sus principales fases. Recomendada su lectura desde auxiliares hasta titulados, ya que ayuda entender cómo funcionan los esquemas de metadatos, la clasificación de documentos, la transferencia e intercambio de archivos electrónicos y las herramientas de tramitación. Incluye 16 capítulos que desgranan la transformación digital, la política de gestión, la formación de expedientes, el registro, la digitalización, los metadatos, la calificación, la conservación, el archivo electrónico único y el Portal de Archivo Electrónico Único (PAU), junto con 26 casos prácticos.
Esta guía para la gestión de documentos y expedientes electrónicos es obra de Gerardo Bustos Pretel y José Luis García Martínez. Publicada por El Consultor de los Ayuntamientos en enero de 2024, la obra combina "claridad y sencillez, explicaciones básicas y experiencias prácticas", con proliferación de divisiones, apartados y subrayados y un planteamiento eminentemente divulgativo. Dirigida a profesionales de las Administraciones Públicas que trabajan con documentos electrónicos..
¿Qué aprenderás con esta guía para la gestión de documentos electrónicos en las Administraciones Públicas?
Al estudiarla, el profesional podrá:
- Entender la simplificación administrativa y el papel de la gestión documental en el plan de transformación digital.
- Aplicar el modelo tipo, su estructura, el contenido de la PGD-E y la hoja de ruta para su elaboración práctica.
- Identificar series documentales, elaborar el cuadro de clasificación funcional y trabajar con SIA y DIR3.
- Dominar los esquemas de metadatos españoles, los metadatos obligatorios que establece el ENI y los metadatos recomendados.
¿Cómo te ayuda esta guía a implantar un sistema de gestión de documentos electrónicos completo?
El valor diferencial de esta guía es que aúna rigor técnico con planteamiento divulgativo, incluyendo 26 casos prácticos presentados por sus propios protagonistas. La obra ayuda al profesional a implantar un sistema de gestión de documentos electrónicos cubriendo:
- Registro y digitalización.
- Transferencia, expurgo y transparencia.
- Herramientas y archivo electrónico único.
¿A quién va dirigida esta guía para la gestión de documentos electrónicos?
A todos los profesionales de las Administraciones Públicas que deben trabajar con documentos electrónicos, desde auxiliares hasta titulados, dado su planteamiento divulgativo que no exige conocimientos técnicos avanzados.
¿Qué son los 26 casos prácticos que incluye la obra?
Son experiencias reales de implantación presentadas por sus propios protagonistas o responsables, desarrolladas como respuesta a tres preguntas comunes: descripción del proyecto, solución técnica adoptada y resultado obtenido.
¿Cubre el sistema de gestión de documentos electrónicos y el archivo único?
Sí. Distingue entre un SGDE (sistema de gestión) y un SGDEA (sistema de gestión con capacidades de archivo), y desarrolla el modelo del Archivo Electrónico Único, el modelo OAIS, la herramienta Archive y el Portal de Archivo Electrónico Único (PAU).
¿Quiénes son los autores de la guía?
Gerardo Bustos Pretel, subdirector general en el Ministerio de Hacienda y Función Pública responsable de la política de gestión de documentos electrónicos, y José Luis García Martínez, jefe de área de archivo del Ministerio de Hacienda.
PRÓLOGO
PRESENTACIÓN
ÍNDICE DE CASOS PRÁCTICOS
ABREVIATURAS
INTRODUCCIÓN
CAPÍTULO I. EL MARCO DE LA TRANSFORMACIÓN DIGITAL (TD)
1. LA IDEA GENERAL DE TRANSFORMACIÓN DIGITAL
2. DESAPRENDER ANTES DE APRENDER
3. SIMPLIFICACIÓN ADMINISTRATIVA
4. LA GESTIÓN DOCUMENTAL EN EL PLAN DE TRANSFORMACIÓN DIGITAL
CAPÍTULO II. ANÁLISIS DE SITUACIÓN
1. SIÉNTATE, PIENSA, PLANIFICA, DECIDE, ACTÚA
2. ANÁLISIS A FONDO
3. LOS ENEMIGOS DE LA CONSERVACIÓN
CAPÍTULO III. POLÍTICA DE GESTIÓN DE DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS
1. ¿QUÉ ES LA POLÍTICA DE GESTIÓN DE DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS?
2. ¿QUÉ INCLUYE LA POLÍTICA DE GESTIÓN DE DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS?
3. EL MODELO TIPO
3.1. La estructura del modelo tipo
4. EL CONTENIDO DE LA PGD-E
5. ELABORACIÓN PRÁCTICA: LA HOJA DE RUTA
CAPÍTULO IV. CLASIFICACIÓN Y FORMACIÓN DE EXPEDIENTES
1. FRENTE A LA DISPERSIÓN DOCUMENTAL
2. DOCUMENTO, EXPEDIENTE, ARCHIVO Y DATO
3. CÓMO IDENTIFICAR SERIES DOCUMENTALES
4. CÓMO ELABORAR UN CUADRO DE CLASIFICACIÓN FUNCIONAL
5. RELACIÓN DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS Y SERVICIOS PRESTADOS
6. LA IMPORTANCIA DE SIA PARA LA GESTIÓN DOCUMENTAL
7. DIR3: EL DIRECTORIO COMÚN DE UNIDADES ORGÁNICAS Y OFICINAS
CAPÍTULO V. EL REGISTRO ES LA PUERTA DE ENTRADA
1. IDEAS BÁSICAS
2. EL CIUDADANO LLAMA A LA PUERTA
3. OFICINA DE ASISTENCIA EN MATERIA DE REGISTRO (OAMR)
4. FUNCIONAMIENTO OPERATIVO DEL REGISTRO
5. DIGITALIZACIÓN
6. COPIA AUTÉNTICA
7. COPIAS, FOTOCOPIAS Y COMPULSAS
8. DOCUMENTOS ACUMULADOS EN EL REGISTRO
CAPÍTULO VI. DIGITALIZACIÓN
1. ¿QUÉ ES DIGITALIZAR?
2. ¿CUÁNDO HAY QUE DIGITALIZAR?
3. ¿CÓMO DIGITALIZAR? LAS TAREAS DE LA DIGITALIZACIÓN
4. ¿CÓMO GESTIONAR UNA DIGITALIZACIÓN CON CALIDAD?
5. ANEXOS PRÁCTICOS
CAPÍTULO VII. DESCRIPCIÓN Y METADATOS
1. LOS METADATOS: ORIGEN Y TIPOLOGÍAS
2. UTILIDAD DE LOS METADATOS
3. LOS ESQUEMAS DE METADATOS
4. LOS ESQUEMAS DE METADATOS ESPAÑOLES
5. LOS METADATOS OBLIGATORIOS QUE ESTABLECE EL ENI
6. METADATOS QUE DEBERÍAN SER OBLIGATORIOS
7. OTROS METADATOS RECOMENDADOS
CAPÍTULO VIII. EL DERECHO DE ACCESO A LA INFORMACIÓN
1. EL MARCO NORMATIVO SOBRE PROTECCIÓN Y ACCESO A DOCUMENTOS Y DATOS
2. EL DERECHO DE ACCESO Y LOS METADATOS
4. LOS METADATOS DE ACCESO
5. LOS METADATOS DE TRAZABILIDAD: IMPRESCINDIBLES PARA GARANTIZAR LA SEGURIDAD
6. EL DERECHO DE ACCESO Y EL ENS
CAPÍTULO IX. LA CALIFICACIÓN DOCUMENTAL
1. INICIOS Y EVOLUCIÓN DE LA CALIFICACIÓN EN ESPAÑA
2. DOCUMENTOS ESENCIALES
3. VALORACIÓN DE DOCUMENTOS Y DETERMINACIÓN DEL PLAZO DE CONSERVACIÓN (VALORES PRIMARIOS Y SECUNDARIOS)
4. ESTUDIOS DE VALORACIÓN
5. DICTAMEN DE LA AUTORIDAD CALIFICADORA
6. ELABORACIÓN DE UN CALENDARIO DE CONSERVACIÓN
7. VALORACIÓN DE LOS METADATOS
CAPÍTULO X. DOCUMENTOS SECRETOS, RESERVADOS Y ESPECIALES
1. NORMATIVA
2. DOCUMENTOS DESAPARECIDOS
3. ¿QUIÉN Y QUÉ SE CLASIFICA?
4. EL CASO DE LOS ARCHIVOS PRESIDENCIALES
5. LOS DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS SECRETOS
CAPÍTULO XI. LA TRANSFERENCIA E INTERCAMBIO DE DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS
1. TRANSFERENCIA CON CAMBIO DE CUSTODIA
2. ENVÍO DE DOCUMENTACIÓN ELECTRÓNICA EN EL MARCO DE LA GESTIÓN ADMINISTRATIVA
CAPÍTULO XII. EXPURGO, DESTRUCCIÓN Y ELIMINACIÓN
1. NORMATIVA
2. EL PROCEDIMIENTO DE ELIMINACIÓN
3. BORRADO DE INFORMACIÓN ESTIPULADO EN EL ENS
4. METADATOS DE ELIMINACIÓN
5. TÉCNICAS DE ELIMINACIÓN
CAPÍTULO XIII. CONSERVACIÓN
1. NORMATIVA
2. SOPORTES DE CONSERVACIÓN
3. LOS SISTEMAS DE ALMACENAMIENTO
4. LA CONSERVACIÓN DE LOS SOPORTES: PROBLEMÁTICAS
5. MEDIDAS DE CONSERVACIÓN DE LA INFORMACIÓN EN LOS SOPORTES
6. CONSERVACIÓN DE FORMATOS
7. CONSERVACIÓN DE FIRMAS Y SELLOS ELECTRÓNICOS
8. CONSERVACIÓN DE BASES DE DATOS
9. PENSANDO EN 500 AÑOS
CAPÍTULO XIV. ACCESO, TRANSPARENCIA Y REUTILIZACIÓN
1. EL ACCESO A LA INFORMACIÓN
2. ACCESO Y TRANSPARENCIA
3. EL PROCEDIMIENTO DE ACCESO POR LA LEY DE TRANSPARENCIA
4. EL PROCEDIMIENTO DE ACCESO POR LA NORMATIVA DE PATRIMONIO HISTÓRICO
5. CÓMO GESTIONAR LAS SOLICITUDES DE ACCESO
6. REUTILIZACIÓN DE LA INFORMACIÓN
CAPÍTULO XV. HERRAMIENTAS A TU DISPOSICIÓN
1. PLANIFICACIÓN
2. NORMATIVA SOBRE TRAMITACIÓN
3. TIPOS DE HERRAMIENTAS PARA LA TRAMITACIÓN
4. REQUISITOS MÍNIMOS PARA LA GESTIÓN DOCUMENTAL
5. INTEGRACIÓN DE LAS HERRAMIENTAS DE TRAMITACIÓN CON EL ARCHIVO ELECTRÓNICO
6. LA ÚLTIMA OPCIÓN: CONFORMACIÓN DE EXPEDIENTES EN CARPETAS DE RED
CAPÍTULO XVI. EL ARCHIVO ELECTRÓNICO ÚNICO
1. INGRESO DE EXPEDIENTES EN EL ARCHIVO ELECTRÓNICO: ASPECTOS GENERALES
2. LA IDEA DEL ARCHIVO DIGITAL Y LA SUPERACIÓN DEL ESPACIO FÍSICO
3. LAS DIFERENCIAS ENTRE UN SGDE Y UN SGDEA
4. EL ENI: EL MODELO DE CONSERVACIÓN ELEGIDO
5. EL MODELO DE ARCHIVO ELECTRÓNICO ÚNICO
6. EL MODELO OAIS. NORMA ISO 14721 OPEN ARCHIVAL INFORMATION SYSTEM
7. ARCHIVE, UN MODELO DE ARCHIVO ELECTRÓNICO ÚNICO
8. OTROS MODELOS DE ARCHIVO ELECTRÓNICO ÚNICO
9. EL PORTAL DE ARCHIVO ELECTRÓNICO ÚNICO (PAU)
GLOSARIO
BIBLIOGRAFÍA
